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怎样防止邮件忘记附件等情况?

发布时间:2020-04-15 16:36:46

资讯分类:附件  邮件  忘记  防止  附件  邮件  收件人
怎样防止邮件忘记附件等情况?

在工作过程中需要使用到很多邮件,总会有点小状况,比如说写邮件忘记附件,附件打不开,贴错了附件等等。我就很多次的出现过,今天看了别人的一些经验介绍,和大家分享下如何防止忘记附件的这种囧事。关键在于养成一个良好的写邮件的习惯。1、写邮件正确的方法:写邮件时,先添加附件,再撰写正文;或者写邮件时,当写到“见附件”时,马上停下正文,先添加了附件再继续。很简单的方法吧,但是确实管用。与其说是方法,不如说是一个避免犯错的好习惯——看到这里的朋友,不要嗤之以鼻,往往拯救世界的还真就是这些小习惯呐!只要你将“收件人”栏目留到最后再填写,诸多疏漏都可以避免。先写正文,因为没有“收件人”,即使误点击【发送】,邮件也无法发送。完成正文以后,你可以从容地检查上下文;也可以更了解自己的邮件该发送给哪些“收件人”、需要哪些“抄送人”知悉。此时再填写“收件人”栏目,出错率将下降很多。2、附件的格式知道除了一封邮件中说来没有来的附件外,还有什么让人郁闷和气恼的吗?好吧,最郁闷和恼火的是,下载半天,然后发现打不开附件,或者压缩包解压失败。怎么解决?邮件中的附件一般是以下格式:Word文档、JPG图片、Excel文档、PowerPoint文档、Photoshop文档、压缩文件、音乐MP3、视频格式等。造成收件人无法正常打开附件的原因往往是:对方使用的软件版本与你的文件不兼容!如果希望能高成功率的发送邮件,请将文件先保存为最低兼容性的版本:在发送附件之前,如果你心存疑虑,请在之前的邮件正文中先问过对方是否有对应版本的软件。尽量在附件文件中嵌入相关的内容,比如在PPT中打包进你采用的字体。附件是压缩文件,请在发送前自己检查是否能解压缩。如果是重要文件,发送完毕,也可以在【已发送】邮件中自己下载一次,测试是否正常。附件命名不要以“新建 Microsoft Office Word 文档.doc”这样的命名方式,应和文档正文的内容介绍保持一致,这样收件人就会通过名称知晓必备的信息,从而做出自己的判断。大附件请不要直接使用附件发送,可以使用公司网盘。当然,这些都是些小方法,也不见得能完全避免在发送邮件时的种种状况,我觉得如果你发现你真的是忘记或者搞错了附件,不如老实承认,重新发一份好了。其实也不是什么大事了。一味抵赖或者逃避反而耽误事情也影响别人对你的看法。

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