excel如何用数据生成函数？

题主需要的是数据验证功能，用菜单功能+简单公式实现如下：

目标：例如sheet1表的a列要实现这个功能，下拉可以选择这4个部门，录入的话，出现错误提示，且不让保存。

1、选中a列，菜单选中数据标签-找到数据验证，点击下面的黑色小三角，弹出菜单里面选中数据验证

2、在数据验证界面选择如下：

3、数据验证设置：

如果部门条目较少，可以直接录入

如果部门条目较多，用创建定义名称来引用：

有同学会问，=项目 这个项目啥意思，项目是你定义名称的名字，=项目是引用你创建的名称

创建名称，首先要创建存放这些部门条目的表，这里命名为基础数据

准备好之后，就是创建名称，有两个方法，静态和动态，自己酌情选择：

定义名称方法一：静态

ctrl+f3调出名称管理器--新建

名称命名为项目，点击引用位置空白框右侧向上的按个箭头，选择基数表a1:a4，完成后如下图

定义名称方法二：动态

ctrl+f3调出名称管理器--新建

名称命名为项目，引用位置为公式，完成后如下图

目标表现在有4个部门，假设现在需要添加1个新部门：总经办

操作如下：在基数数据表a5录入：总经办

接来下静态和动态的区别就出来了

静态：需要调出名称管理器，找到自己刚才设置的项目，点编辑，然后修改引用范：=基础数据!$A$1:$A$5后才能起作用

动态：无需操作

4、然后a列就可以下拉选择这几个部门的，如果不愿意选择，可以手工录入这几个部门，不一样的话会提示录入不合要求

5、注意，数据验证仅仅在单元格录入有效，其他的例如：复制、填充等就没法提示录入错误